Note de qualification RGPD

1. Objet de cette note

Cette note expose la qualification de SAS NM Software au regard du Règlement général sur la protection des données, et les raisons pour lesquelles aucun accord de sous-traitance n'est requis entre l'éditeur et le praticien qui utilise son logiciel.

Elle s'adresse au praticien, ainsi qu'à toute personne qui lui demanderait de justifier du traitement de ses données patients : ordre professionnel, assureur, confrère associé, ou délégué à la protection des données.

Les documents contractuels applicables demeurent les Conditions Générales de Vente et le Contrat de Licence Utilisateur Final du produit concerné.

2. Architecture du logiciel

Mon suivi ostéo™ est une application de bureau installée sur l'ordinateur du praticien (Windows, macOS ou Linux). Son fonctionnement repose sur les points suivants :

• Base de données locale : la base est créée sur le poste du praticien lors de la première utilisation et y demeure. Elle est chiffrée au repos.
• Aucune transmission des données patients : identité, coordonnées, antécédents, motifs de consultation, notes cliniques, actes et règlements ne sont envoyés à aucun serveur, y compris à ceux de l'éditeur.
• Aucun accès de l'éditeur : il n'existe ni console d'administration, ni compte technique, ni accès à distance, ni copie de la base côté éditeur.
• Documents produits en local : les factures PDF et les exports CSV sont générés sur le poste et enregistrés dans les dossiers choisis par le praticien.
• Envoi des factures : le logiciel prépare le message et l'ouvre dans le logiciel de messagerie installé sur le poste. Le message part de l'adresse du praticien.
• Sauvegardes : elles sont réalisées par le praticien, sur les supports qu'il choisit. L'éditeur n'en détient aucune copie.

Il résulte de cette architecture que SAS NM Software ne peut, à aucun moment, consulter, copier, modifier, extraire ni restituer les données patients enregistrées par le praticien.

3. Pourquoi aucun accord de sous-traitance n'est requis

Responsable de traitement art. 4.7 RGPD

Celui qui détermine les finalités et les moyens du traitement. Pour le dossier patient, il s'agit du praticien : il décide des données qu'il enregistre, de l'usage qu'il en fait et de leur durée de conservation.

Sous-traitant art. 4.8 RGPD

Celui qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement. Cette qualification suppose un traitement effectif de ces données par le prestataire.

SAS NM Software ne traite aucune donnée patient pour le compte du praticien : ces données ne lui sont pas transmises, ne transitent par aucun de ses serveurs et ne lui sont accessibles ni directement ni indirectement. Fournir un logiciel n'est pas traiter des données. L'éditeur est fournisseur d'un outil, dont le praticien est le seul utilisateur.

L'article 28 du RGPD impose la conclusion d'un contrat écrit entre un responsable de traitement et son sous-traitant. En l'absence de sous-traitance, ce contrat est sans objet : il décrirait un traitement qui n'existe pas et ferait peser sur l'éditeur des obligations qu'il n'est pas en mesure d'exécuter, faute d'accès aux données.

Le praticien qui souhaite un avis sur sa situation particulière peut se rapprocher de la CNIL (www.cnil.fr).

4. Le praticien, seul responsable de traitement

Le praticien détermine seul les finalités et les moyens du traitement des données de ses patients. Il en est le responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD, et le seul interlocuteur des personnes concernées et de l'autorité de contrôle pour ce traitement. Cette qualification emporte pour lui les obligations suivantes :

• Tenue d'un registre des activités de traitement art. 30 RGPD
  Le registre décrit le traitement du dossier patient : finalités, catégories de données et de personnes concernées, destinataires, durées de conservation, mesures de sécurité. La dispense prévue pour les structures de moins de 250 salariés ne joue pas pour les traitements portant sur des données de santé.
• Information des patients arts. 12 à 14 RGPD
  Le praticien informe ses patients de la tenue d'un dossier informatisé, des finalités poursuivies, de la durée de conservation et des droits dont ils disposent, par exemple par une note affichée en salle d'attente ou remise lors de la première consultation.
• Réponse aux demandes d'exercice des droits arts. 15 à 22 RGPD
  Accès, rectification, effacement, limitation et portabilité. Le logiciel permet de consulter, de modifier, de supprimer et d'exporter les données d'un patient sans intervention de l'éditeur.
• Définition et respect des durées de conservation
  À titre indicatif, une durée de dix ans à compter de la dernière consultation correspond au délai de prescription des actions en responsabilité pour dommages corporels engagées contre les professionnels de santé (art. L. 1142-28 du code de la santé publique). Pour un patient mineur, ce délai court à compter de sa majorité. Le praticien apprécie cette durée au regard de sa situation et, le cas échéant, des exigences de son assureur en responsabilité professionnelle.
• Sécurité du poste de travail art. 32 RGPD
  Session utilisateur protégée par un mot de passe, verrouillage de la session en cas d'absence, système d'exploitation et logiciels tenus à jour, pare-feu et antivirus actifs, maîtrise de l'accès physique à l'ordinateur.
• Sauvegardes
  Sauvegardes régulières sur un support distinct du poste, conservées dans un lieu sûr, et vérification périodique de leur caractère exploitable.
• Notification des violations de données arts. 33 et 34 RGPD
  En cas de vol, de perte, d'intrusion ou de divulgation, notification à la CNIL dans les soixante-douze heures et, lorsque le risque pour les patients est élevé, information de ces derniers.

5. Données traitées par l'éditeur pour son propre compte

SAS NM Software traite un ensemble limité de données relatives à ses clients, pour son propre compte et pour ses propres finalités. Pour ces données, et pour elles seules, l'éditeur est responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD. Aucune n'est une donnée de santé et aucune ne concerne les patients du praticien.

Le code machine est une empreinte technique calculée à partir de caractéristiques du poste. Il rattache une licence à une installation. Il ne permet ni d'identifier un patient, ni d'accéder au contenu de la base de données.

Le paiement est traité par Stripe. SAS NM Software ne collecte ni ne conserve aucune donnée bancaire.

Le détail de ces traitements, la liste des destinataires et les modalités d'exercice des droits figurent dans la Politique de confidentialité, qui couvre également les traitements liés à la navigation sur le site.

6. Support technique et donnée patient transmise par erreur

Le support s'effectue par courrier électronique, à contact@monsuiviliberal.com. Le logiciel ne comporte aucun dispositif de prise de main à distance. L'éditeur ne demande jamais la communication de la base de données ni d'un dossier patient.

Il est demandé au praticien de ne faire figurer aucune donnée de patient dans ses messages de support : masquer les noms et le contenu des dossiers sur les captures d'écran, et décrire l'anomalie sans reproduire de données réelles.

Si une donnée patient parvient malgré tout à l'éditeur, par exemple sur une capture d'écran ou dans une pièce jointe, SAS NM Software s'engage à :

• ne pas l'utiliser à d'autres fins que la compréhension de l'anomalie signalée ;
• ne pas la conserver et ne la recopier dans aucun autre outil ;
• supprimer le message et toute copie locale une fois la demande traitée ;
• en informer le praticien et lui confirmer la suppression sur simple demande.

7. Connexions réseau du logiciel

Le logiciel fonctionne sans connexion internet. Il n'en établit que dans deux cas :

• Vérification des mises à jour : le logiciel interroge le serveur de mise à jour de l'éditeur pour comparer sa version à la dernière version publiée. Cette requête ne contient aucune donnée patient.
• Activation et vérification de la licence : le logiciel transmet la clé de licence et le code machine au serveur de licences de l'éditeur. Cette requête ne contient aucune donnée patient.

Ces deux échanges empruntent une connexion chiffrée (HTTPS).

L'envoi d'une facture par courrier électronique ne constitue pas une exception. Le logiciel prépare le message et sa pièce jointe, puis les remet au logiciel de messagerie installé sur le poste : Mail, Outlook, Thunderbird ou tout autre client configuré par le praticien. Le message part de l'adresse du praticien, par son propre fournisseur de messagerie. Aucun serveur de l'éditeur n'intervient dans cet envoi et l'éditeur n'a connaissance ni du contenu du message, ni de ses destinataires.

8. Hébergement de données de santé (HDS)

L'article L. 1111-8 du code de la santé publique soumet à certification les prestataires qui hébergent des données de santé à caractère personnel pour le compte de professionnels ou d'établissements de santé.

SAS NM Software n'héberge aucune donnée de santé. Les données du dossier patient sont enregistrées sur l'ordinateur du praticien et ne sont déposées sur aucune infrastructure de l'éditeur. La question de la certification HDS est donc sans objet pour ce logiciel, et l'éditeur ne revendique aucune certification de cette nature.

9. Contact, évolutions et documents liés

Toute question relative à la présente note peut être adressée à contact@monsuiviliberal.com.

Cette note décrit l'architecture du logiciel à la date indiquée en tête de page. Si une évolution devait conduire l'éditeur à traiter des données patients pour le compte du praticien, par exemple au moyen d'une fonction optionnelle de synchronisation, la qualification serait revue, un contrat conforme à l'article 28 du RGPD serait établi au préalable et les titulaires d'une licence en seraient informés.

Documents liés : la Politique de confidentialité pour les traitements liés au site et à la licence, et les Mentions légales pour l'identification de l'éditeur.

L'autorité de contrôle compétente en France est la Commission nationale de l'informatique et des libertés : www.cnil.fr.